Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Gracias por acceder a la Plataforma www.docmeti.com (la “Plataforma”) operada por Docmeti. Nosotros respetamos su privacidad y su información personal. Nuestra Política de Privacidad explica cómo recolectamos, utilizamos y (bajo ciertas condiciones) divulgamos su información personal. Esta Política de Privacidad también explica las medidas que hemos tomado para asegurar su información personal. Por último, expone los procedimientos que seguimos frente a la recopilación, uso y divulgación de su información personal. La protección de datos es una cuestión de confianza y privacidad, por ello es importante para nosotros; por tal motivo, utilizaremos solamente su nombre y la información referente a Ud. bajo los términos previstos en nuestra Política de Privacidad, sólo mantendremos su información durante el tiempo que nos sea requerido por la ley o debido a la relevancia de los propios fines para los que fue recopilada. Ud. puede visitar la Plataforma y navegar sin tener que proporcionar datos personales. Durante su visita a la Plataforma, Ud. permanecerá anónimo y en ningún momento podremos identificarlo, a menos que Ud. tenga una cuenta en la Plataforma e inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña.

COOKIES

La aceptación de las cookies no es un requisito para visitar la Plataforma. Sin embargo, nos gustaría señalar que el uso de la funcionalidad “mi carrito ” en la Plataforma y la de aceptar una orden sólo es posible con la activación de las cookies. Las cookies son pequeños archivos de texto que identifican a su computadora en nuestro servidor como un usuario único. Las cookies se pueden utilizar para reconocer su dirección de protocolo de Internet, lo que le ahorrará tiempo mientras se encuentra en la Plataforma o si quiere entrar nuevamente en el futuro. Sólo utilizamos cookies para su comodidad en el uso de la Plataforma (por ejemplo, para recordar quién es Ud. cuando se desea modificar su carrito de compras sin tener que volver a introducir su dirección de correo electrónico) y no para obtener o usar cualquier otra información sobre Ud. (por ejemplo, de publicidad segmentada u oculta). Su navegador puede ser configurado para no aceptar cookies, pero esto podría restringir su uso de la Plataforma y limitar su experiencia en la misma.

El uso de cookies no contiene ni afecta datos de carácter personal o privado y no representa peligro de malware. Si desea obtener más información acerca de las cookies, vaya a http://www.allaboutcookies.org o para obtener información sobre la eliminación de ellos desde el navegador, visite http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies/index.html.

SEGURIDAD

Tenemos en marcha medidas técnicas y de seguridad para evitar el acceso no autorizado o ilegal, la pérdida accidental, destrucción u ocurrencia de daños a su información. Cuando se recogen datos a través de la Plataforma, recogemos sus datos personales en un servidor seguro. Nosotros usamos programas de protección en nuestros servidores. Cuando recopilamos información de tarjetas de pago electrónico, se utilizan sistemas de cifrado Secure Socket Layer (SSL) que codifica la misma, evitando usos fraudulentos. Si bien no es posible garantizar la consecución de un resultado, estos sistemas han probado ser efectivos en el manejo de información reservada, toda vez que cuenten con mecanismos que impiden el acceso de amenazas externas (i.e. hackers). Se recomienda no enviar todos los detalles de tarjetas de crédito o débito sin cifrar las comunicaciones electrónicas con nosotros. Mantenemos las salvaguardias físicas, electrónicas y de procedimiento en relación con la recolección, almacenamiento y divulgación de su información. Nuestros procedimientos de seguridad exigen que en ocasiones podremos solicitarle una prueba de identidad antes de revelar información personal. Tenga en cuenta que Ud. es el único responsable de la protección contra el acceso no autorizado a su contraseña y a su computadora.

DEFINICIONES

Para efectos de la presente política, las palabras que a continuación se definen tendrán el significado asignado en este capítulo, sea que se escriban o no en mayúsculas, o que se encuentren en plural o singular.

  • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
  • Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, generado por el Responsable del Tratamiento, que es puesto a disposición del Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, el cual comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales Docmeti o Responsable: Docmeti Colombia S.A.S.
  • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Datos Sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros.
  • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento de Datos Personales.
  • Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento de Datos Personales: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

NORMAS Y CRITERIOS DE APLICACIÓN

PRINCIPIOS GENERALES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

En el Tratamiento de Datos Personales se cumplirá con los siguientes principios:

  • Principio de finalidad: El Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a una finalidad legítima que se informará al Titular.
  • Principio de libertad: El Tratamiento de Datos Personales sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento del Titular.
  • Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  • Principio de transparencia: En el Tratamiento de Datos Personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de Docmeti, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
  • Principio de acceso y circulación restringida: Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados por aquel.
  • Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  • Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento.

TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO, TERCEROS Y ENLACES

Docmeti podrá transferir y/o transmitir los datos personales sujetos a tratamiento a compañías que hagan parte de su grupo empresarial, esto es, a compañías matrices, filiales o subsidiarias. También podemos proporcionar su información a nuestros agentes y subcontratistas para que nos ayuden con cualquiera de las funciones mencionadas en nuestra Política de Privacidad. Por ejemplo, podemos utilizar a terceros para que nos ayuden con la entrega de promoción de productos, recaudar sus pagos, enviar productos o tercerizar nuestros sistemas de servicio al cliente. Podemos intercambiar información con terceros a efectos de protección contra el fraude y la reducción de riesgo de crédito. Podemos transferir nuestras bases de datos que contienen su información personal si vendemos nuestro negocio o parte de éste. A su vez se podrá compartir los datos personales recolectados, con terceros que tengan la calidad de aliados comerciales y/o de negocio para que de manera conjunta con Docmeti puedan ofrecer productos y/o servicios que permitan mejorar la oferta de valor destinada a los clientes de Docmeti.

Al margen de lo establecido en la presente Política de Privacidad, no podremos vender o divulgar sus datos personales a terceros sin obtener su consentimiento previo, a menos que sea necesario para los fines establecidos en esta Política de Privacidad o estemos obligados a hacerlo por ley.

La Plataforma puede contener publicidad de terceros y enlaces a otros sitios o marcos de otros sitios. Tenga en cuenta que no somos responsables de las prácticas de privacidad o contenido de dichos terceros u otros sitios, ni por cualquier tercero a quien se transfieran sus datos de acuerdo con nuestra Política de Privacidad.

Teniendo en cuenta lo anterior, los datos personales serán utilizados por Docmeti para: a) Proveer servicios y productos requeridos. b) Informar sobre nuevos productos o servicios que estén relacionados o no, con el contratado o adquirido por el Titular. c) Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el Titular. d) Informar sobre cambios en productos o servicios. e) Evaluar la calidad de productos o servicios. f) Desarrollar actividades de mercadeo o promocionales. g) Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de éstas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario. h) Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de datos personales a terceros para fines relacionados con la operación de Docmeti. i) Realizar estudios internos sobre el cumplimiento de las relaciones comerciales y estudios de mercado a todo nivel. j) Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales. k) Compartir los datos personales recolectados con terceros que tengan la calidad de aliados comerciales y/o de negocio para que de manera conjunta con Docmeti puedan ofrecer productos y/o servicios que permitan mejorar la oferta de valor destinada a los clientes de Docmeti. El tratamiento de mis datos personales, podrá implicar la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión, transmisión, transferencia y/o recepción de datos, para la finalidad con que fueron suministrados. l) El cliente autoriza a Docmeti  a grabar y/o monitorear cualquier contacto telefónico entre Docmeti  y el cliente. m) El cliente autoriza a Docmeti a conservar cualquier evidencia de comunicación entre el cliente y Docmeti.

AUTORIZACIONES

El Tratamiento de Datos Personales realizados por Docmeti, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de dichos datos. Docmeti, en su condición de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La autorización podrá darse verbalmente y/o por medio de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. En cualquier caso la autorización debe ser dada por el Titular y en ésta se debe poder verificar que éste conoce y acepta que Docmeti recogerá y utilizará la información para los fines que para el efecto se le dé a conocer de manera previa al otorgamiento de la autorización. En virtud de lo anterior, la autorización solicitada deberá incluir: a) Responsable del Tratamiento y qué datos se recopilan; b) La finalidad del tratamiento de los datos; c) Los derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados por el titular y, d) Sí se recopilan Datos Sensibles. e) Adicionalmente se le informará al Titular (i) que no se encuentra obligado a autorizar el tratamiento, y (ii) que es facultativo entregar este tipo de información.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN Y RESPUESTA A PETICIONES, CONSULTAS, QUEJAS Y RECLAMOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los Titulares de Datos Personales tratados por Docmeti tienen derecho a acceder a sus Datos Personales y a los detalles de dicho Tratamiento, así como a rectificarlos y actualizarlos en caso de ser inexactos o a solicitar su eliminación cuando consideren que resulten ser excesivos o innecesarios para las finalidades que justificaron su obtención u oponerse al Tratamiento de los mismos para fines específicos.

Las vías que se han implementado para garantizar el ejercicio de dichos derechos a través de la presentación de la solicitud respectiva son:

  • Comunicación dirigida a Docmeti, dirección: Calle 48 # 38 – 50, 1303
  • Solicitud presentada al correo electrónico: soporte@docmeti.com

Estos canales podrán ser utilizados por Titulares de datos personales, o terceros autorizados por ley para actuar en su nombre, con el objeto de ejercer los siguientes derechos:

Procedimiento para la realización de peticiones y consultas:

(i)      El Titular podrá consultar sus datos personales en cualquier momento. Para tal fin, podrá elevar una solicitud indicando la información que desea conocer, a través de cualquiera de los mecanismos arriba señalados.

(ii)     El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

(iii)    La consulta y/o petición debe contener como mínimo el nombre y la dirección de contacto del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta, así como una descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer el derecho de consulta y/o petición.

(iv)    Si la consulta y/o petición realizada por el Titular del dato resulta incompleta, Docmeti requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta y/o petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

(v)    Las peticiones y/o consultas serán atendidas por Docmeti en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, este hecho se informará al solicitante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su petición consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para la realización de quejas y reclamos:

De conformidad con lo establecido en el Artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, cuando el Titular o sus causahabientes consideren que la información tratada por Docmeti deba ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando deba ser revocada por advertirse el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley, podrán presentar una solicitud ante Docmeti, la cual será tramitada bajo las siguientes reglas:

(i)      El Titular o sus causahabientes deberán acreditar su identidad, la de su representante, la representación o estipulación a favor de otro o para otro. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquel, se tendrá por no presentada.

(ii)     La solicitud de rectificación, actualización, supresión o revocatoria debe ser presentada a través de los medios habilitados por Docmeti indicados en el presente documento y contener, como mínimo, la siguiente información:

  • El nombre y la dirección de domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.
  • Los documentos que acrediten la identidad del solicitante y en caso dado, la de su representante con la respectiva autorización.
  • La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el Titular busca ejercer alguno de los derechos y la solicitud concreta.

(iii)    Si la solicitud se presenta incompleta, Docmeti deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su solicitud.

(iv)    En caso de que quien reciba la solicitud no sea competente para resolverlo, dará traslado al área de Legal de Docmeti en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

(v)    Una vez recibida la solicitud, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que ésta sea decidida.

(vi)    El término máximo para atender esta solicitud será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado sobre los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DERECHOS Y DEBERES DE LOS TITULARES

El Titular de los Datos Personales tendrá los siguientes derechos: a) Conocer, actualizar y rectificar los Datos Personales. b) Solicitar pruebas de la autorización otorgada a Docmeti. c) Ser informado por Docmeti, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales. d) Presentar consultas ante el Responsable o Encargado del Tratamiento, conforme a lo establecido en el numeral 3 de la presente política, e interponer quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio. e) Acceder de manera gratuita a los Datos Personales que son objeto de Tratamiento en los términos del artículo 21 del Decreto 1377. El Titular de los Datos Personales tendrá el deber de mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento, la veracidad de la misma. Docmeti no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información.

DEBERES DE DOCMETI COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Docmeti tiene presente que los Datos Personales son de propiedad de las personas a las que se refiere y solamente ellas pueden decidir sobre los mismos. En ese sentido, Docmeti hará uso de los Datos Personales recolectados únicamente para las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y respetando, en todo caso, la normatividad vigente sobre la Protección de Datos Personales.

Docmeti atenderá los deberes previstos para los Responsables del Tratamiento, contenidos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten, modifiquen o sustituyan.

MEDIDAS DE SEGURIDAD

Docmeti adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

ENTRADA EN VIGENCIA MODIFICACIÓN Y PERÍODO DE VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

La presente política aplicará a partir del día 09 de mayo de 2017 y la información suministrada por los grupos de interés permanecerá almacenada hasta por el término de cinco (5) años contados a partir de la fecha del último Tratamiento, para permitirnos el cumplimiento de las obligaciones legales y/o contractuales a su cargo especialmente en materia contable, fiscal y tributaria. Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de Docmeti.

LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refiere el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.